Workday Adaptive Planning : Release 2024R2 – Septembre 2024

La nouvelle release de Workday Adaptive Planning, la solution leader de pilotage des performances (FP&A – EPM), vient de sortir. A l’ordre du jour, une amélioration de l’interface utilisateur avec la saisie dans Excel, un déploiement des fonctionnalités AI-ML et plusieurs nouveautés pour le reporting et l’intégration de données.

Voici une sélection des principales innovations à retenir.

Saisie des prévisions dans Excel

Jusqu’à présent, il était possible de créer des rapports très formatés dans Excel, pour les mettre à jour automatiquement, avec l’add-on « OfficeConnect ». Par ailleurs, il existait aussi un outil pour retrouver dans la feuille Excel le format exact des feuilles de saisie accessibles en web. Une demande fréquente était de pouvoir saisir directement dans un rapport personnalisé.

C’est désormais chose faite ! Vous pouvez créer un rapport sur-mesure dans Excel qui permettent la saisie et la sauvegarde dans Adaptive Planning. Cette fonction, le « write back », s’applique à tous les comptes de cube et standards, dès lors qu’on affiche le niveau de granularité pertinent pour la saisie.

Si la rapport affiche des données agrégées (l’année, par exemple), il est possible d’afficher automatiquement tous les niveaux inférieurs. Pour y parvenir, la fonction « Expand to leaf » déplie dynamiquement la hiérarchie jusqu’au niveau le plus fin, sans altérer la structure de la feuille.

Pour les clients de Workday Adaptive Planning, c’est une avancée importante pour offrir aux utilisateurs une interface de saisie sur-mesure dans un outil familier.

Machine-Learning à la vitesse supérieure

Le machine learning permet de procéder à des prévisions de façon automatique, en se basant sur l’historique des données. A chaque nouvelle release, Workday propose des fonctionnalités qui viennent accroitre la puissance et la précision des calculs.

Voici la liste des algorithmes disponibles :

• Prophet
• N-Beats
• Holt-Winters
• Kalman Filter
• Orbit-DLT
• LightGBM
• Croston
• AutoFit

Chaque processus de génération de données par Machine Learning est suivi précisément sur son statut et ses caractéristiques. Il est donc possible de replanifier fréquemment une même prévision de la demande de produits, d’estimation des coûts de matière ou de marche usine en relançant une requête existante.

Avec les nouveautés de Machine Learning, ce sont les plus grandes innovations en matière d’IA pour la prévision qui sont mis à disposition de tous les clients, de façon simple et rapide.

Reporting

Plusieurs nouveautés très attendues sont livrées avec cette nouvelle release.

La première est la possibilité d’envoyer un rapport web comme pièce jointe. Jusqu’à présent, il était possible d’ordonnancer l’envoi d’email contenant un simple lien, qui conduisait l’utilisateur au rapport web. Désormais, le rapport sera envoyé sous forme de fichier Excel protégé par mot de passe. Tous les utilisateurs n’auront pas cette capacité, pour des raisons de confidentialité, mais uniquement ceux disposant de droits suffisants. Le bénéfice pour les clients concerne la simplicité d’utilisation : il n’est plus nécessaire pour un utilisateur de se connecter, il reçoit directement son rapport par email.

Les rapports modélisés, qui fournissent des listes de données, peuvent aussi être automatisés. Il s’agit par exemple des demandes de recrutement ou de la prévision de Capex. Tout comme les rapports, l’envoi des emails est automatique.

Les tableaux de bord connaissent aussi quelques évolutions, notamment l’affichage des graphiques ou la sauvegarde des filtres appliqués lors de la précédente connexion.

Intégration de données

Worday Adaptive Planning comprend un ETL intégré, Adaptive Integration, qui permet de se connecter à toutes les sources pour alimenter aussi bien le référentiel, le réalisé ou les prévisions. Voici les améliorations apportées sur ce sujet.

En premier lieu, il est désormais possible de charger tout le réalisé (par exemple comptable) dans une seule et même devise appellée « translated currency ». Normalement, les données chargées doivent être dans la devise du périmètre (EUR pour une société en France, etc). Pour éviter les écarts éventuels de conversion dans le reporting, on peut charger toutes les données de réalisé dans une seule devise. Dans ce cas, le reporting effectué dans cette devise ne subit pas de conversion, contrairement à celui effectué dans une autre devise, y compris celle du périmètre.

Les feuilles modélisées sont notamment utilisées pour la prévision de ressources humaines. Lors d’un rechargement par Adaptive Intégration, il y avait le risque de supprimer la totalité des lignes. Désormais, on peut supprimer avant de charger uniquement les périmètres concernés par le rechargement, c’est-à-dire ceux qui se trouvent dans le fichier chargé.

Une nouvelle fonctionnalité technique qui sera utile lors de l’évolution de l’environnement : le remplacement d’un data agent dans une datasource peut se faire directement. Cela signifie concrètement qu’une même datasource (qui permet de charger de données pour alimenter Adaptive) peut être connectée à une nouvelle source de données, sans l’altérer.

Administration

Le côté administration connait deux évolutions fort utiles.

Lors de la précédente Release, Workday a créé le « Centre de planification » qui permet d’avoir une vue sur le modèle, ainsi que des statistiques sur l’utilisation des feuilles et des rapports.

Cette fois-ci, il s’agit d’une fonction pour interrompre un processus qui prendrait plus de trente secondes, qu’il s’agisse de chargement de données, de rapport ou même de copie de version. Cette fonction est bien sûr réservée aux administrateurs.

Le sujet de l’archivage des versions est au centre de la dernière fonctionnalité. Il était déjà possible de verrouiller les modifications de données dans une version. Cela avait un impact notamment sur la sauvegarde des formules, mais pas sur les liens de comptes ou la prise en compte du réalisé dans les calculs de forecast.

Désormais, la nouvelle fonction d’archivage de version sauvegarde définitivement les montants obtenus dans les comptes, même si leur mode d’alimentation vient à changer par la suite. Par ailleurs, les calculs étant effectués une fois pour toutes, le reporting est plus rapide. Ceci ne concerne pas les hiérarchies d’agrégation de ces mêmes données, qui peuvent toujours évoluer.