Faciliter l’arbitrage budgétaire grâce aux Initiatives Partagées

Tous les ans, les entreprises établissent un budget pour partager une vision commune de l’année à venir. Plus qu’une prévision, il s’agit d’un ensemble de décisions regroupées et validées, qui se manifestent dans un compte de résultat servant de référence pour les comparaisons avec le réalisé.

Le budget doit être la traduction d’une stratégie et sa représentation en actions et en résultat. Pourtant, il est rarement directement lié à celle-ci car il présente souvent le défaut de contenir à la fois des éléments non stratégiques, ou récurrents, et des décisions difficiles à rattacher à des choix stratégiques et à valider lors de l’arbitrage budgétaire.

Par ailleurs, chaque décision n’est pas toujours liée à un seul axe stratégique. Par exemple, le recrutement d’un chargé de recrutement supplémentaire peut avoir été décidé pour répondre aux ambitions de développement de l’activité commerciale et pour augmenter la qualité de la production. Par ailleurs, une réduction d’effectif provoquée par une baisse de la demande n’est pas associée directement à un axe stratégique.

Le concept d’Initiative Partagée

Une solution consiste à définir une nouvelle notion d’Initiative Partagée (IP), commune à toute l’entreprise. C’est une vision étendue des Projets, qui ne se limite pas à des axes de développement (nouveau produit, nouveau marché), mais qui implique des actions à plusieurs niveaux de l’entreprise.

C’est une approche qui a commencé à être mise en oeuvre, sous la notion classique de « Projet », chez plusieurs de nos clients. Mais hélas, il n’y a pas toujours de lien avec les choix stratégiques et cela ne concerne le plus souvent que des actions transverse de développement.

Dans notre exemple, l’adaptation des moyens de production aux variations de la demande est évidemment incontournable et peut être représentée comme une IP qui occasionne des coûts ou des réductions.

Ainsi, chaque élément budgétaire devient indissociable d’une IP, qu’il s’agisse de l’ouverture d’un bureau, de la mise en œuvre d’un ERP ou de la réfection d’un immeuble.

Les bénéfices des Initiatives Partagées

Il y a plusieurs bénéfices pour l’entreprise :

• Partager les axes stratégiques avec tous les collaborateurs et sa décomposition en actions. Cela implique de structurer en amont le niveau de suivi que l’on souhaite et de formaliser les IP prévues pour l’année suivante.
• Représenter le lien entre toutes les microdécisions budgétaires de toutes les fonctions de façon claire. On manifeste le rôle et l’interdépendance de chacune en vue d’aboutir à un résultat collectif. On renforce la compréhension de l’organisation et l’importance de chaque partie.
• Permettre l’arbitrage sur les IP à conduire ou non. L’élaboration budgétaire est un processus de décision, pas de prévision. En présentant aux décideurs le résultat d’un budget par IP, et non par fonction, on facilite les choix sur les moyens à mettre en œuvre. Toute entreprise ayant des moyens limités, c’est une façon plus transparente de présenter les coûts et les revenus et de choisir les options prioritaires.
• Isoler les coûts reconduits d’une année sur l’autre sans justification particulière, au travers d’IP spécifiques, par exemple pour le maintien d’un niveau de production identique ou supérieur (ce qui signifie dans ce cas des gains de productivité).

L’utilisation d’un outil EPM

Comment faciliter la mise en œuvre des IP dans la procédure budgétaire ?

Il convient pour ce faire d’utiliser un outil EPM pour éliminer les tâches à faible valeur ajoutée habituelles (recopies de données, consolidation manuelle, formules Excel) et libérer du temps pour appliquer cette méthode.

En particulier, Workday Adaptive Planning a la particularité de permettre à la Finance de gérer une liste d’IP, représentée comme un axe d’analyse que l’on retrouvera dans tous les écrans de prévision accessibles par les utilisateurs (feuilles de prévision Ressources Humaines, de Capex, de frais de déplacement…). Chaque montant saisi ou calculé est rattaché à une IP unique provenant de cette liste.

Cet axe peut ensuite figurer dans les rapports, les tableaux de bord, individuellement ou sous forme de hiérarchies pour montrer les coûts totaux de chaque IP.

Les fonctionnalités puissantes d’analyse multidimensionnelle, de création rapide de scénarios et de rapports de comparaison permettent in fine de choisir l’ensemble des IP qui seront effectivement retenues dans le budget et d’adapter automatiquement le budget selon cette décision.