Workday Adaptive Planning : Release 2023R2 – Septembre 2023

La nouvelle release de Workday Adaptive Planning, la solution leader dans le pilotage des performances financières (FP&A), vient de sortir. Quelles sont les nouveautés à retenir ?

Reporting dans Excel avec OfficeConnect

OfficeConnect est l’add-on de Workday permettant de mettre à jour automatiquement des rapports dans Excel. Au fil du temps, beaucoup de fonctionnalités ont été ajoutées. Cette fois-ci, il s’agit principalement autour de la sélection de la période dans les colonnes des rapports.

Désormais, on peut directement choisir d’afficher un « year-to-date » ou un « quarter-to-date » par un simple drag-and-drop. Par ailleurs, la sélection de la période peut se faire en distinguant le choix du mois de celui de l’année, ce qui facilite la mise à jour du rapport par la suite.

Rapports Web

Les rapports web sont un bon moyen de construire rapidement des états dynamiques, navigables et conviviaux. C’est un outil qui a été conçu pour que chaque utilisateur puisse facilement analyser les données du réalisé et les prévisions.

Quelques évolutions qui peuvent être utiles pour cette release, en particulier la sauvegarde des largeurs de colonnes par les utilisateurs et le choix de plusieurs valeurs dans les filtres, par exemple pour analyser simultanément plusieurs centres de coûts qui ne sont pas rattachés au même « parent » dans l’organisation.

Tableaux de bord

Les tableaux de bord présentent les mêmes données que les rapports web et OfficeConnect, toujours mis à jour instantanément, dans un affichage plus graphique, des tableaux et des feuilles de saisie. C’est indéniablement l’interface utilisateur la plus appréciée, à la fois flexible et facile à créer dans Adaptive Planning.

Dans cette nouvelle release, il est possible de procéder à la multi-sélection des critères de filtres, comme dans les rapports web, mais aussi d’améliorer l’ergonomie en cachant certains filtres inutiles, comme la devise. Des options d’optimisation dans l’affichage complètent le tableau.

Le dashboard est développée dans chaque release. Elle représente l’interface de saisie et de restitution la plus appréciée des utilisateurs.

Administration

La première évolution concerne la création des versions. Une version est un « scénario » dans lequel on peut construire un budget, une prévision, un BP, etc. Dans Adaptive Planning, il n’y a pas de limites au nombre de versions possibles, sans surcoût de licences. Pour s’assurer de la cohérence et optimiser les temps de traitement, cette création se fait maintenant par un traitement en arrière-plan, dont le statut s’affiche directement à l’écran.

La seconde aura certainement beaucoup d’impact sur la façon dont on gère les autorisations détaillées. Dans Adaptive Planning, on peut octroyer des autorisations sur les valeurs de dimension, par exemple pour permettre à des utilisateurs de voir ou de saisir les données pour un centre, un produit ou une activité spécifiques. Une option permettait de charger une autorisation de type « Tous sauf ». Cette règle était hélas transformée en liste de valeurs autorisées au chargement. Désormais, la règle « tous sauf » est bien conservé dans les règles d’accès, ce qui est plus efficace pour le suivi et l’évolution. En conséquence, si vous chargez « Tous les comptes sauf les salaires détaillés », le système conservera cette règle en l’état et donnera accès aux nouveaux comptes.

Echange de données

Adaptive Planning dispose d’un ETL intégré pour échanger les données avec d’autres systèmes. La nouvelle release propose une nouvelle page pour regrouper toutes les notifications du système, en particulier les tâches de chargement, par exemple la reprise des données comptables à des fins d’analyse. Ces tâches étant dans la main de la direction financière, ce nouvel écran présente le statut de chaque tâche dans un environnement plus ergonomique.

D’autres nouveautés vont dans le sens d’une facilitation dans ce domaine, comme le mode « remplace » dans les chargements de données, ou encore l’option permettant de ne pas charger le code et le texte pour les valeurs de dimensions.

Intégration avec Workday HCM

Workday a fait l’acquisition d’Adaptive Planning il y a maintenant cinq ans et n’a pas cessé de travailler sur l’intégration. La solution existe donc en version « standalone » ou bien intégrée avec l’offre complète de Workday. Cela permet de partager les utilisateurs, de charger plus facilement les données, que ce soit les effectifs ou les données comptables par exemple, mais surtout de renvoyer les données du budget. Dans le cas de HCM, l’objectif est de procéder rapidement à la validation des nouveaux postes. Dans le cas de Finance, de permettre la comparaison entre réalisé et budget dans l’ERP.

Dans cette nouvelle release, le Workforce Planning Configuration Manager permet de bénéficier de la puissance d’adaptive au coeur de HCM grâce à des modèles prêts à l’emploi. Une fois activé, il permet de procéder à diverses tâches (prévision bottom-up, prévision détaillée du headcount, procéder à la création des positions prévues).

Par ailleurs, l’intégration des écritures comptables est facilitée dans Adaptive, notamment par des fonctions d’agrégation de données au cours du flux, pour ne pas lui envoyer l’intégralité du détail, ce qui peut représenter un grand nombre de lignes.

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