Analyse des écarts : comment faire mieux, avec Workday Adaptive Planning

Quand on travaille sur Excel ou des solutions rigides, il est difficile de justifier les écarts entre le réalisé et les prévisions : le détail des montants est parfois inaccessible ou l’écart détaillé est complexe à obtenir du fait de la dispersion des données. 

Sans parler des divers ajustements dont on a perdu la trace depuis la constitution du budget, ou des fichiers qui ne sont plus en ligne avec les montants officiels communiqués. 

Pourtant, c’est une tâche essentielle du contrôle de gestion au quotidien.

Comment Workday Adaptive Planning vous permet il de mieux y répondre ? 

Voici quelques exemples :

– Tous les scénarios peuvent être comparés facilement dans un même rapport. Par exemple, avec un P&L en ligne et des versions en colonne, il suffit d’ajouter une formule de comparaison basée sur ces colonnes. Il n’y a pas de limites sur le nombre de versions et de formules qu’on peut y mettre, en drag-and-drop (budget, reprévisions, simulations, etc).

– L’analyse descendante permet d’un clic de creuser le détail d’un écart, sans que le chemin d’analyse soit défini à l’avance. Par exemple : un écart sur les salaires est détaillé par département, puis par compte et même par personne.

– Il est possible d’annoter l’écart trouvé dans un rapport et de le partager avec d’autres utilisateurs pour obtenir des précisions. 

– Dans un rapport, en cliquant sur un chiffre du réalisé, vous redescendez instantanément jusqu’aux écritures d’origine qui le constituent pour avoir tout le détail possible.

– Dans un rapport, en cliquant sur le chiffre d’une prévision, vous ouvrez la feuille de saisie du budgétaire correspondante avec tout le détail. Il est même possible de rectifier les montants si la version n’est pas encore verrouillée.

– Vous pouvez afficher des graphiques de type « Cascade » pour faire apparaitre d’un coup d’oeil les causes de variations entre deux versions. 

– Vous pouvez afficher des graphiques composés uniquement d’écarts (par exemple des courbes qui comparent les écarts de CA cumulés mois par mois, de plusieurs versions).

Tout cela, un simple utilisateur peut le faire par lui-même. Pas besoin de passer par un expert. 

Pour aller plus loin vous pouvez aussi calculer des effets (Prix, Quantité, etc) ou créer autant de scénarios que vous le voulez, par exemple pour isoler les effets de change ou tenir compte d’hypothèses différentes.

Ce faisant, ce qui prenait des heures en recherche de données, en compilation de feuilles et en mise en forme devient…immédiat ! 

Un temps précieux à consacrer à l’analyse et à la communication.